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Fraunhofer ISST informiert Logistik-Unternehmen über computergestützte Geschäftsprozeß-Verbesserung

12.01.1999 - (idw) Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST

Anwenderkreis "Workflow in der Logistik" trifft sich am 25. Januar 1999 und diskutiert, wie man dank Computerunterstützung effektiv und günstig den Geschäftsprozeß "Schadensfall" bearbeiten kann.

Zum fünften Mal lädt das Fraunhofer ISST alle interessierten Logistik-Unternehmen zu seinem offenen Anwenderkreis "Workflow in der Logistik" ein. Die vom Bundesminister für Bildung und Forschung geförderte Veranstaltungsreihe behandelt am 25. Januar 1999 das Thema "Schadensfallbearbeitung". Zwei konkrete Beschreibungen aus der Praxis von Logistik-Unternehmen dienen den Fraunhofer-Wissenschaftlern als Grundlage, die Frage zu diskutieren, wie man im einzelnen Betrieb mittels software-technischer Unterstützung den Geschäftsvorgang "Schadensfall" effizient bearbeiten kann.

Neben der reinen Wissensvermittlung strebt der Anwenderkreis "Workflow in der Logistik" einen Erfahrungsaustausch unter Branchenkollegen an: Auch ohne Erfahrungen im Workflow-Management - also rechnergestützter Vorgangssteuerung (siehe "Stichwort") - können sich Unternehmen bei Kollegen über deren Praxis-Erfahrungen informieren.

Der Anwenderkreis bietet darüber hinaus eine praxisnahe Betreuung. Dafür sorgt auch der Wissenstransfer aus dem übergeordneten Verbundprojekt MOVE: Hier erarbeitet das Fraunhofer ISST in Kooperation mit den Universitäten Dortmund und Saarbrücken spezielle Konzepte zur Entwicklung flexibler Workflow-Management-Systeme. Im Praxisteil von MOVE werden die entwickelten Lösungen dann sogleich in ausgewählten Betrieben umgesetzt .Repräsentanten dieser betrieblichen Anwender bringen ihre Erfahrungen regelmäßig in den "Anwenderkreis Logistik" ein.

Die Teilnahme ist kostenlos.

Termin: 25. Januar 1999 von 14.00 Uhr
Ort: Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST, Joseph-von-Fraunhofer-Straße 20, 44227 Dortmund (Technopark)

Anmeldung und nähere Informationen:
Thorsten Löffeler
Fraunhofer ISST - Außenstelle Dortmund
Telefon: 02 31/97 00-7 42
Telefax: 02 31/97 00-7 99
E-Mail: löffeler@do.isst.fhg.de


Stichwort: Workflow Management

Workflow: Geschäftsablauf
Workflow-Management: Vorgang, der Geschäftsabläufe mit dem Ziel strukturiert und optimiert, ein Workflow-Management-System einzuführen.
Workflow-Management-System: Computerprogramm, das Geschäftsabläufe kooordiniert, steuert und den reibungslosen Ablauf überwacht.

Viele Tätigkeiten an den Schreibtischen in einem Betrieb oder einer Verwaltung folgen ihren festen Vorgehensweisen. Vorgänge wie die Annahme von Kundenaufträgen oder die Bearbeitung von Kreditanträgen, die Abrechnung von Reisekosten oder die Fertigstellung eines Lieferauftrages sind den Sachbearbeitern bestens vertraut underledigen sich fast wie von selbst. Untereinander spricht man von Routine oder vom "Schema F", während die Fachleute, die solche Vorgänge organisieren, von Workflow, von Geschäftsabläufen, reden.

Im Workflow-Management will man solche Arbeitsabläufe verbessern, optimieren. Dazu muß man sie analysieren und bis in die kleinen, wiederkehrenden Arbeitsschritte hinein strukturieren - und gleichzeitig Sicherheitsmaßnahmen entwickeln, daß jeder Vorgang wie zum Beispiel der Kundenauftrag von der Annahme über die Bearbeitung bis hin zur Rechnugsstellung auch tatsächlich alle notwendigen Stationen durchläuft und nicht auf der Strecke bleibt. Anschließend kann man sich überlegen, wie diese Abläufe optimiert, vereinfacht werden können.

Häufig wirft man Verwaltungen vor, sie arbeiten nach dem "Peter-Prinzip": Was ein Sachbearbeiter erledigen kann, schaffen auch zwei - nur komplizierter. Ist das Workflow-Management in einem Betrieb erstmal eigenführt, ist damit Schluß. Denn Ziel des workflow-Managements ist, eine Computersoftware zu entwikkeln, das die Aufträge nach ihrem jeweiligen Bearbeitungsstand analysiert und den zuständigen Sachbearbeitern in den entsprechenden Abteilungen elektronisch zusendet. Mit den Vorgängen bekommen die Sachbearbeiter gleichzeitig alle notwendigen Computerprogramme mitgeschickt, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Kritiker des Workflow-Management-Systems sprechen von der Einführung des Fließbandes in der Verwaltung. Tatsächlich ähnelt das Workflow-Management-System eher einer intelligenten Rohrpost, die weiß, welche Formulare zu einem Vorgang noch ausgefülllt werden müssen und die deshalb die zu bearbeitende Akte dem Sachbearbeiter zuschickt - nebst Bearbeitungswerkzeug, sprich: einem Kugelschreiber.
Das eigentliche Problem liegt woanders, nämlch in der Strukturierung der Verwaltungstätigkeiten. In der Realität lassen sich für sie oft keine festen, modellhaften Abläufe ohne Änderungen und Abweichungen finden. Jeder konkrete Fall ist anders gelagert und erfordert spezielle Dispositions- und Entscheidungsspielräume. Sei es, daß sich ein Formular geändert hat oder eine Bearbeitungsvorschrift, eine rechtliche Grundlage oder ein Ermessensspielraum. Wegen solcher Unwägbarkeiten versucht man, die Workflow Management Systeme flexibel und auf zukünftiger Entwicklungen der Unternehmen und Verwaltungen hin offen zu halten.

Gemeinsam mit solch kompetenten Partnern wie die Deutsche Telekom, der Spedition DHL - Worldwide Express, Zeiss und den R+V Versicherungen entwickelt das Fraunhofer Institut für Software- und Systemtechnik ISST im BMBF-geförderten Projekt MOVE (Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen) entsprechende Methoden und Konzepte zur computerunterstützten Planung und Ausführung von Geschäftsprozessen.

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