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Telekooperation in der Verwaltung: Arbeitsabläufe werden schneller und einfacher

07.04.2000 - (idw) Institut Arbeit und Technik

Abschlusspräsentation für Pilotprojekt TEAMS bei der NRW-Vermessungsverwaltung

Telekooperation und Multimedia-Einsatz in der Verwaltung können wesentlich dazu beitragen, Abläufe zu vereinfachen und Dienstwege zu verkürzen. Das zeigt das Pilotprojekt "TEAMS" ("Telekooperation unter Einsatz von Application Sharing und Multimedialen Systemen in der Verwaltung") bei der nordrhein-westfälischen Vermessungsverwaltung, das nach zweijähriger Laufzeit jetzt abgeschlossen ist. Im Rahmen des Projektes wurde zwischen der Bezirksregierung Düsseldorf und den Katasterämtern Neuss, Oberhausen und Mülheim ein Videokonferenz-System aufgebaut, mit dessen Hilfe von den verschiedenen Standorten aus Geo-Daten gemeinsam bearbeitet und abgestimmt werden können. Das Projekt wurde Institut Arbeit und Technik (IAT/Gelsenkirchen) fachlich begleitet und ausgewertet.

Die Erstellung der digitalen Liegenschaftskarte stellte für die IAT-Wissenschaftler den Testfall dar, anhand dessen in einem räumlich begrenzten, überschaubaren Bereich Praxistauglichkeit und Wirtschaftlichkeit telekooperativer Arbeitssysteme geprüft werden konnten. Die Abstimmung der Daten für die Liegenschaftskarte war bisher mit dem Austausch von Aktenbergen und Postversand von Disketten, zeitaufwendigen Dienstfahrten und langen Besprechungen verbunden. Jetzt "treffen" sich die Bearbeiter der digitalen Liegenschaftskarte bei Bezirksregierung und Katasteramt in einer Videokonferenz und unterhalten sich via Computer, während sie auf dem PC-Bildschirm denselben Kartenausschnitt vor sich haben und bearbeiten können (Application Sharing).

Inzwischen gehört der Einsatz des Telekooperationssystems in den beteiligten Verwaltungsstellen zum Tagesablauf. Nach Aussage aller Anwender übersteigt der Nutzen den Aufwand, die Produktivität bei der Aufgabenerledigung wurde erheblich gesteigert und die Kommunikation zwischen den Beteiligten intensiviert. Vor allem durch die Zeitersparnis werden auch Kosten gesenkt. Es zeigte sich schnell, dass die Nutzung auch auf benachbarte Fachaufgaben oder auch auf Querschnittsaufgaben, wie beispielsweise Schulung und Abstimmung bei der Einführung neuer Software, ausgeweitet werden konnte. Es bietet sich zudem an, nachfolgend die weiteren kommunalen Katasterämter mit dem Dezernat bei der Bezirksregierung zu vernetzen.

Videokonferenz-Systeme könnten in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung eingesetzt werden. Dabei gilt es aber zu beachten, dass der Einsatz nicht überall, wo er technisch möglich ist, auch angebracht ist, stellten die IAT-Wissenschaftler fest. Es sollte immer geprüft werden, ob die einbezogene Fachaufgabe sich für den Einsatz dieser Technik eignet, wie wichtig der Austausch elektronischer und evtl. grafischer Daten im Arbeitsprozess ist und wie weit die Kommunikationspartner voneinander entfernt sind.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Systeme z. B. wegen des Preisverfalls in absehbarer Zukunft zu universell verfügbaren Bürotechniken werden - vergleichbar Telefon, Telefax oder Arbeitsplatzrechner. Bis allerdings Architekturbüros für einzelne Bauvorhaben oder einzelne antragstellende Bürger in das System eingebunden werden können, wird noch einige Zeit vergehen. Immerhin gibt es schon jetzt Vorteile für die Bürger: durch beschleunigte Bearbeitung ihrer Anträge, durch kürzere Antwortzeiten bei ihren Anfragen.


Für weitere Fragen stehen Ihnen zur Verfügung:
Dr. Lothar Beyer, Durchwahl: 0209 / 1707-119
Dr. Hansjürgen Paul, Durchwahl: 0209 / 1707-229
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